Политика обработки и защиты персональных данных в ФГАОУВО «БФУ им. И. Канта»

1. Определения и сокращения, используемые в Политике


1.1 Персональные данные (ПДн) - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному лицу или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
1.2 Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств информатизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
1.3 Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
1.4 Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
1.5 Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
1.6 Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
1.7 Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных к конкретному субъекту персональных данных.
1.8 Информационная система персональных данных (ИСПДн) - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
1.9 Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

2. Общие положения

2.1. Настоящий документ определяет политику Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Балтийский федеральный университет имени Иммануила Канта» (далее – Университет) в отношении обработки и защиты персональных данных.

2.2. Политика обработки и защиты персональных данных Университета (далее - Политика) определяет:

· правовые основы обеспечения безопасности ПДн;

· принципы и цели обработки ПДн;

· перечни субъектов ПДн и обрабатываемых ПДн;

· операции, совершаемые с ПДн, и сроки их обработки;

· права и обязанности субъектов и работников Университета при обработке ПДн;

· меры, принимаемые Университетом для защиты ПДн;

· контроль и надзор за обработкой ПДн.

2.3. Настоящая Политика разработана в соответствии с п. 2 ст. 18.1 Федерального закона «О персональных данных» №152-ФЗ от 27 июля 2006 года и с учетом требований Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области персональных данных, в частности в соответствии с:

· Трудовым кодексом Российской Федерации;

· Гражданским кодексом Российской Федерации;

· Налоговым кодексом Российской Федерации;

· Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

· Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ;

· Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;

· Уставом Университета.

2.4. Целью настоящей Политики является определение порядка обработки персональных данных граждан; обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным граждан, за невыполнение требований и норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

2.5. Политика действует в отношении всех персональных данных, обрабатываемых в Университете, полученных как до, так и после подписания настоящей Политики.

2.6. Действие настоящей Политики распространяется на персональные данные, обрабатываемые с применением средств автоматизации и без применения таких средств.

2.7. Действие настоящей Политики распространяется на все процессы, в рамках которых осуществляется обработка персональных данных субъектов ПДн всех категорий, а также на должностных лиц, принимающих участие в указанных процессах.

2.8. Основные положения документа могут быть распространены также на подразделения других организаций и учреждений, осуществляющие взаимодействие с Университетом в качестве поставщиков и потребителей (пользователей) информации.

3. Правовые основы обеспечения безопасности ПДн

3.1. Политика разработана в соответствии со следующими нормативными правовыми актами РФ:
- Конституция Российской Федерации;
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Гражданский кодекс Российской Федерации;
- Налоговый кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
- Устав Университета.

4. Персональные данные, обрабатываемые в Университете


4.1 В Университете обрабатываются ПДн следующих категорий субъектов:
- работники;
- обучающиеся;
- абитуриенты;
- пациенты;
- клиенты «Авиакассы»
- физические лица, состоящие в договорных отношениях с Университетом.
4.2 Перечень ПДн работников, обрабатываемых в Университете:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- паспортные данные (серия, номер, когда и кем выдан, код подразделения);
- адрес постоянной регистрации и проживания;
- гражданство;
- пол;
- адрес электронной почты;
- номер контактного телефона;
- фотография;
- идентификационный номер налогоплательщика;
- код страхового свидетельства Пенсионного Фонда РФ (СНИЛС);
- сведения об образовании, о повышении квалификации, о профессиональной переподготовке;
- сведения об ученой степени, ученых званиях;
- информация о владении иностранными языками, степень владения;
- семейное положение;
- данные о детях (ФИО, дата рождения);
- ближайшие родственники (ФИО, статус, дата рождения);
- сведения о воинском учёте;
- должность;
- данные о трудовом стаже, включая предыдущие места работы;
- тарифная ставка;
- сведения о заработной плате, доплатах и надбавках;
- данные о налоговых вычетах;
- номер банковского лицевого счета, наименование банка;
- сведения из полиса обязательного и (или) дополнительного медицинского страхования;
- медицинское заключение о состоянии здоровья, результаты анализов и медицинских исследований/обследований, сведения о прививках;
- сведения из приказов о приеме лица на работу, об увольнении, а также о переводе лица на другую должность;
- сведения о наличии/отсутствии судимости;
- сведения из других документов, предназначенные для использования в служебных целях.
4.3 Перечень ПДн обучающихся, обрабатываемых в Университете:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- паспортные данные (серия, номер, когда и кем выдан, код подразделения);
- адрес постоянной регистрации и проживания;
- адрес электронной почты;
- пол;
- гражданство;
- учетный номер;
- данные заключения о профосмотре (номер и когда выдано);
- информация о здоровье/ инвалидности (группа инвалидности, группа здоровья/ функциональная группа, спецмедгруппа для физкультуры);
- социальное положение;
- льготные условия обучения;
- дата зачисления;
- приказы (дата, номер, причина перевода);
- сведения об образовательной деятельности обучающихся;
- информация об отчислении (причина, основания, номер и дата приказа);
- сведения об обучении (специальность, группа, курс, уровень, квалификация, форма обучения и основа);
- сведения о начислении стипендиальных и иных выплат;
- контактный телефон;
- фотография;
- сведения о законных представителях (ФИО, дата и место рождения, адрес регистрации и телефон);
- иные ПДн.
4.4 Перечень ПДн абитуриентов, обрабатываемых в Университете:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- пол;
- гражданство;
- адрес постоянной регистрации и проживания;
- данные документа, удостоверяющего личность (серия, номер, когда и кем выдан, код подразделения);
- сведения о законных представителях (ФИО, дата и место рождения, адрес регистрации и телефон);
- результаты вступительных испытаний (ЕГЭ и т.д.);
- сведения о ранее полученном образовании (квалификация, специальность, уровень освоения);
- сведения о полученных медалях и участии в олимпиадах;
- сведения об особых правах/преимуществах;
- сведения об индивидуальных достижениях;
- сведения о состоянии здоровья;
- адрес электронной почты;
- номер телефона;
- фотография;
- сведения о предыдущей образовательной организации (город, наименование, тип, год окончания);
- сведения документа об образовании (вид, серия, номер, дата выдачи);
- сведения об изучаемом языке;
- сведения об оценках из аттестата или диплома (дисциплины и оценки);
- сведения о поданных заявлениях (специальность, уровень, квалификация, форма обучения и основа);
- иные ПДн.
4.5 Перечень ПДн пациентов, обрабатываемых в Университете:
- фамилия, имя, отчество;
- дата рождения;
- пол;
- гражданство;
- адрес постоянной регистрации и проживания;
- данные документа, удостоверяющего личность (серия, номер);
- код страхового свидетельства Пенсионного Фонда РФ (СНИЛС);
- сведения из полиса обязательного и (или) дополнительного медицинского страхования;
- данные о выбранной страховой медицинской организации;
- дата регистрации в качестве застрахованного лица;
- статус застрахованного лица (работающий, неработающий);
- виды, условия, сроки, объемы и стоимость оказанной медицинской помощи;
- диагноз;
- результаты анализов;
- телефон;
- иные ПДн.
4.6 Перечень ПДн клиентов «Авиакассы», обрабатываемых в Университете:
- фамилия, имя;
- паспортные данные (серия, номер).
4.7 Перечень ПДн физических лиц, состоящих в договорных отношениях с Университетом, обрабатываемых в Университете:
- фамилия, имя, отчество;
- паспортные данные (серия, номер, когда и кем выдан, код подразделения);
- адрес постоянной регистрации и проживания;
- иные ПДн, необходимые для составления договора.

4. Операции, совершаемые с персональными данными.

5. Операции, совершаемые с персональными данными.
Сроки обработки персональных данных


5.1 Университет осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение ПДн.
5.2 Срок обработки ПДн работников - в течение срока действия трудового договора и 75 последующих лет после его окончания, если не установлен иной срок архивного хранения в соответствии с действующим законодательством.
5.3 Срок обработки ПДн обучающихся - в течение срока обучения, и 75 последующих лет после его окончания, если не установлен иной срок архивного хранения в соответствии с действующим законодательством.
5.4 Срок обработки ПДн абитуриентов в случае зачисления в ФГАОУ ВО «БФУ им. И. Канта» - в течение срока обучения, и 75 последующих лет после его окончания, если не установлен иной срок архивного хранения в соответствии с действующим законодательством. В случае не зачисления в ФГАОУ ВО «БФУ им. И. Канта» - до конца последнего месяца текущего года.
5.5 Срок обработки ПДн пациентов - в течение срока оказания медицинской помощи, и 25 последующих лет после, если не установлен иной срок архивного хранения в соответствии с действующим законодательством.
5.6 Срок обработки ПДн клиентов «Авиакассы» - до вылета клиента, и 5 последующих лет, если не установлен иной срок архивного хранения в соответствии с действующим законодательством.
5.7 Срок обработки ПДн физических лиц, состоящих в договорных отношениях с Университетом - в течение срока действия договора, и 5 последующих лет, если не установлен иной срок архивного хранения в соответствии с действующим законодательством.

6. Цели и принципы обработки ПДн

6.1. Целями обработки ПДн в Университете являются:

· обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействие работникам в трудоустройстве, получение образования и продвижение по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечение сохранности имущества;

· осуществление образовательной деятельности согласно целям, предусмотренным Уставом Университета.

6.2. Обработка ПДн осуществляется на основе следующих принципов:

· обработка ПДн осуществляется на законной и справедливой основе;

· обработка ПДн ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;

· не допускается обработка ПДн, несовместимая с целями сбора ПДн;

· не допускается объединение баз данных, содержащих ПДн, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

· обработке подлежат только ПДн, которые отвечают целям их обработки;

· содержание и объем обрабатываемых ПДн соответствует заявленным целям обработки;

· при обработке ПДн обеспечиваются их точность, достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки ПДн.

6.3. Обработка ПДн осуществляется с момента их получения Университетом и прекращается:

· по достижению целей обработки ПДн;

· в связи с отсутствием необходимости в достижении заранее заявленных целей обработки ПДн;

· в связи с отзывом согласия на обработку ПДн.

7. Права и обязанности субъекта персональных данных

7.1. В соответствии с п.3 ст. 14 Федерального закона «О персональных данных» субъект ПДн имеет право на получение информации, касающейся обработки его ПДн.

7.2. Информация, касающаяся обработки ПДн субъекта, предоставляемая субъекту, не должна содержать ПДн, относящиеся к другим субъектам ПДн, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких данных.

7.3. Субъект ПДн вправе требовать от оператора, который их обрабатывает, уточнения этих ПДн, их блокирования или уничтожения в случае, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не могут быть признаны необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

7.4. Право субъекта ПДн на доступ к его ПДн может быть ограничено в соответствии с федеральными законами.

8. Конфиденциальность персональных данных

8.1. Университет и иные лица, получившие доступ к ПДн, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта ПДн, если иное не предусмотрено федеральным законом.

9. Получение и передача персональных данных третьим лицам

9.1 Университет в ходе своей деятельности имеет право получать от третьих лиц и передавать третьим лицам обрабатываемые ПДн в интересах и с согласия субъектов ПДн, а также без согласия субъекта ПДн - в случаях, предусмотренных федеральным законодательством.

10. Общедоступные источники персональных данных

10.1 В целях информационного обеспечения Университетом могут создаваться общедоступные источники персональных данных субъектов ПДн - работников Университета, в том числе справочники и адресные книги. В общедоступные источники персональных данных с письменного согласия субъекта ПДн могут включаться персональные данные работника.

10.2 Сведения о субъекте ПДн должны быть в любое время исключены из общедоступных источников персональных данных по требованию субъекта ПДн, уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных либо по решению суда.

11. Поручение обработки персональных данных другому лицу

11.1 Университет вправе поручить обработку ПДн другому лицу на основании заключаемого с ним договора, только с согласия субъекта ПДн, если иное не предусмотрено федеральным законом. Лицо, осуществляющее обработку ПДн по поручению Университета, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Федеральным законом «О персональных данных» и настоящей Политикой.

12. Права и обязанности работников Университета, уполномоченных на обработку персональных данных

12.1 Работники, уполномоченные на обработку ПДн обязаны:
- знать и выполнять требования законодательства в области обеспечения защиты ПДн;
- хранить в тайне известные им ПДн, информировать о фактах нарушения порядка обращения с ПДн, о попытках несанкционированного доступа к ним;
- соблюдать правила использования ПДн, порядок их учета и хранения, исключить доступ к ним посторонних лиц;
- обрабатывать только те ПДн, к которым получен доступ в силу исполнения служебных обязанностей.
12.2 При обработке ПДн работникам запрещается:
- использовать сведения, содержащие ПДн, в неслужебных целях, а также в служебных целях - при ведении переговоров по телефонной сети, в открытой переписке, статьях и выступлениях;
- передавать ПДн по незащищенным каналам связи (телетайп, факсимильная связь, электронная почта) без использования сертифицированных средств криптографической защиты информации.
12.3 Работники, уполномоченные на обработку ПДн, имеют право:
- предоставлять ПДн третьим лицам при наличии согласия на это субъекта ПДн, а также в других случаях, предусмотренных действующим законодательством;
- мотивированно отказать субъекту ПДн (его представителю) в удовлетворении запроса о предоставлении информации, касающейся обработки ПДн субъекта, при наличии оснований, предусмотренных законодательством РФ.

13. Меры, принимаемые для защиты персональных данных


13.1 Университет при обработке ПДн принимает все необходимые правовые, организационные и технические меры для их защиты от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении их.
13.2 Обеспечение безопасности ПДн достигается, в частности, следующими способами:
13.2.1 Назначение ответственного за организацию обработки ПДн.
13.2.2 Осуществление внутреннего контроля и аудита соответствия обработки персональных данных Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, локальным актам.
13.2.3 Ознакомление работников Университета, непосредственно осуществляющих обработку ПДн, с положениями законодательства Российской Федерации о ПДн, в том числе с требованиями к защите ПДн, локальными актами в отношении обработки ПДн.
13.2.4 Определение угроз безопасности ПДн при их обработке в ИСПДн.
13.2.5 Применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности ПДн при их обработке в ИСПДн, необходимых для выполнения требований к защите ПДн.
13.2.6 Учет машинных носителей ПДн.
13.2.7 Выявление фактов несанкционированного доступа к ПДн и принятием соответствующих мер.
13.2.8 Восстановление ПДн, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.
13.2.9 Установление правил доступа к ПДн, обрабатываемым в ИСПДн, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в ИСПДн.
13.2.10 Контроль принимаемых мер по обеспечению безопасности ПДн и уровнем защищенности ИСПДн.
13.2.11 Применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации.

14. Контроль и надзор обработки персональных данных

14.1 Обязанности должностных лиц, осуществляющих контроль обработки и защиту ПДн, а также их ответственность, определяются в Инструкции ответственного за организацию обработки ПДн и в Инструкции Администратора информационной безопасности в информационных системах персональных данных.
14.2 Ответственный за организацию обработки ПДн и Администратор информационной безопасности в информационных системах персональных данных назначаются приказом ректора из числа лиц, допущенных к обработке ПДн.
14.3 Уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, на который возлагается обеспечение контроля и надзора соответствия обработки персональных данных требованиям Федерального закона от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных», является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).
14.4 Уполномоченный орган по защите прав субъектов ПДн рассматривает обращения субъекта ПДн о соответствии содержания ПДн и способов их обработки целям их обработки и принимает соответствующее решение.
14.5 Управление Роскомнадзора по Калининградской области:
Адрес: 236000, г. Калининград, ул. Коммунальная, дом 4
Телефон для справок: (4012) 45-15-50
Факс: (4012) 93-00-82
E-mail: rsockanc39@rsoc.ru
Сайт: http://39.rsoc.ru/
14.6 Работники Университета, уполномоченные на обработку ПДн, виновные в нарушении требований законодательства в области защиты ПДн, в том числе допустившие разглашение ПДн, несут персональную гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством ответственность.

15. Информация об университете

Наименование: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Балтийский федеральный университет имени Иммануила Канта».
Юридический адрес (адрес местонахождения): 236016, г. Калининград, ул. А. Невского, д.14.

16. Заключительные положения


16.1 Настоящая Политика утверждена приказом ректора.
16.2 Настоящая Политика обязательна для ознакомления и соблюдения всеми сотрудниками Университета, осуществляющими обработку ПДн.
16.3 Срок действия Политики - не ограничен.
16.4 Во исполнение части 2 статьи 18.1. Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» настоящая Политика опубликована на сайте Университета.
16.5 Университет имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в наименование Политики указывается дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.
16.6 Иные локальные нормативные акты Университета, регламентирующие порядок защиты и обработки ПДн, должны издаваться в соответствии с настоящей Политикой и законодательством в области персональных данных.
16.7 Контроль соблюдения Политики осуществляется ректором Университета.

Политика обработки и защиты персональных данных